Panorama jurídico y comercial de la cotización en Chile
En Chile, la cotización se configura como una oferta comercial escrita que, de ser aceptada dentro de plazo, genera obligaciones contractuales bajo el Código de Comercio. La legislación de protección al consumidor exige precisión en precio y condiciones para que la oferta sea vinculante, mientras la Dirección del Trabajo fiscaliza su uso en relaciones laborales encubiertas o ventas de servicios profesionales. Además, organismos como SERNAC otorgan al consumidor el derecho a la validez mínima de la cotización por siete días hábiles.
Importancia para procesos privados y compras públicas
ChileCompra exige que toda oferta presentada en una licitación incluya los datos formales descritos en sus Bases Tipo, de modo que la omisión de cualquiera puede descalificar al proveedor. En el ámbito privado, un documento incompleto impide convertir la oferta en factura electrónica dentro de los sistemas del SII.
Fundamento legal que sustenta los requisitos
Código de Comercio y Código Civil
Determinación del objeto y del precio
Para que la oferta sea eficaz debe especificar bien el producto o servicio, cantidad y precio cierto o determinable, tal como exige la doctrina sobre la formación del consentimiento contractual.
Plazo de aceptación y revocación
El ordenamiento reconoce la posibilidad de revocar la oferta antes de la aceptación, salvo que el documento establezca vigencia específica; por ello, incluir “válido hasta” es indispensable.
Ley de Protección al Consumidor
El artículo treinta de la Ley 19.496 obliga a informar el precio final, con impuestos incluidos, y prohíbe cargos sorpresa.
Normas tributarias del Servicio de Impuestos Internos
Una cotización no genera obligación tributaria, pero su validez formal es requisito para transformarla en Factura o Nota de Venta electrónica conforme a los formatos DTE del SII.
Exigencias de ChileCompra
Las Bases de Licitación públicas exigen RUT, domicilio, precios netos e IVA, vigencia, firma electrónica y aceptación de condiciones contractuales para que la oferta sea evaluada.
Elementos indispensables de una cotización válida
Identificación completa de las partes
Datos del proveedor
Razón social, RUT, giro comercial, domicilio y representante legal deben figurar en el encabezado; omitirlos impide reclamar pago o emitir DTE.
Datos del potencial comprador
Nombre o razón social, RUT y domicilio facilitan la eventual conversión en factura y la emisión de Orden de Compra.
Descripción técnica precisa del bien o servicio
Especificaciones y códigos SKU
Usar códigos o referencias internas reduce ambigüedad y acelera la validación en aduanas e inventarios.
Cantidad, unidad de medida y plazos
El Código de Comercio señala que el precio debe referirse a unidades claras y cuantificables.
Detalle de precios e impuestos
Precio unitario y total
La precisión del precio es condición de validez de la oferta según la doctrina civil y comercial.
Impuesto al Valor Agregado
Debe indicarse explícitamente el monto de IVA o señalar “exento” si procede, para cumplir el artículo cincuenta y tres de la Ley de IVA.
Condiciones comerciales
Vigencia de la oferta
SERNAC recomienda mínimo siete días; en contratos de construcción y proyectos complejos se sugiere hasta treinta días.
Forma y plazo de pago
Especificar anticipos, cuotas, letras o transferencia bancaria; omitirlo dificulta la acción ejecutiva en caso de incumplimiento.
Condiciones de entrega
Debes indicar INCOTERM para ventas internacionales o dirección y horario para despacho local.
Garantías y penalidades
Garantía técnica o de satisfacción
Detallar duración, cobertura y procedimientos de uso evita litigios y es requisito en licitaciones públicas.
Multas por retraso
Establecer penalidades facilita exigir indemnización sin proceso probatorio complicado.
Firma y autenticidad
Firma manuscrita o electrónica avanzada
DocuSign y la firma simple del SII son aceptadas como medios de autenticidad en comercio electrónico y licitaciones.
Timbre y sello de la empresa
Aunque no es obligatorio por ley, fortalece la validez probatoria en juicios civiles.
Requisitos adicionales según el tipo de transacción
Cotizaciones para licitaciones públicas
ChileCompra exige anexar formulario electrónico, certificado de deuda previsional cero y boletas de garantía digital.
Servicios profesionales y freelance
En contratos de prestación de servicios se debe adjuntar cláusula de propiedad intelectual y NDA para que la cotización sea considerada formal.
Exportaciones e importaciones
La Aduana solicita que la cotización contenga partida arancelaria, peso bruto y neto, y valor FOB para generar la Declaración de Ingreso.
Formato y soporte del documento
Plantillas y software de gestión
Herramientas como Nubox o RelBase permiten convertir la cotización en factura con un clic, usando el estándar DTE del SII.
Requisitos de PDF firmado
Para licitaciones, el PDF debe incluir certificados digitales X.509 vigentes y un hash SHA-256.
Versión física
Si se entrega impresa, se aconseja papel membretado con folio interno para trazabilidad.
Procedimiento paso a paso para elaborar una cotización impecable
Reúne la información básica
Consolida datos de cliente, SKU, precios y costos internos para fijar tu margen.
Redacta las condiciones comerciales
Define vigencia, plazos de pago, fichas técnicas y garantías; usa plantillas estandarizadas.
Verifica cumplimiento legal y tributario
Asegúrate de incluir IVA, razón social, RUT y referencias a la ley de protección al consumidor.
Genera la versión electrónica
Utiliza software autorizado por el SII para vincular la cotización con tu folio DTE.
Firma y envía
Aplica firma electrónica avanzada y envía vía correo certificado o plataforma de licitaciones; archiva respaldo por cinco años.
Consecuencias de emitir cotizaciones incompletas o inválidas
Riesgo de impugnación contractual
Un documento ambiguo impide exigir cumplimiento forzado y abre espacio a arbitraje o tribunales civiles.
Pérdida de licitaciones públicas
ChileCompra rechaza ofertas sin firma digital o con errores de precio, afectando reputación y ranking del proveedor.
Contingencia tributaria
El SII puede objetar la factura derivada de una cotización sin respaldo documental correcto, generando diferencias de IVA.
Buenas prácticas y recomendaciones finales
Usa formatos preaprobados
Descarga plantillas de sitios especializados y adáptalas a tu giro comercial.
Incorpora cláusulas de reajuste
Protege tu margen ante la inflación especificando método de indexación, como IPC o UF.
Capacita a tu equipo
Implementa políticas internas y flujos de aprobación que aseguren coherencia y cumplimiento.
Recursos oficiales y plantillas útiles
- Servicio de Impuestos Internos
- Biblioteca del Congreso Nacional – LeyChile
- ChileCompra
- SERNAC – Derechos del Consumidor
- Guía Gael Cloud
- HubSpot – Plantillas y ejemplos
- OfiVirtual – Formatos descargables
Una cotización válida en Chile es mucho más que una lista de precios: es un instrumento jurídico y tributario que, si se estructura con todos los elementos anteriores, asegura transparencia, confianza y cumplimiento de la normativa. Cada dato —desde el RUT hasta la firma electrónica— permite transformar la oferta en un contrato exigible y una factura reconocida por el SII. Adopta plantillas estándar, verifica la normativa vigente y utiliza plataformas autorizadas para blindar tu operación comercial y destacar en licitaciones y mercados privados por seriedad y profesionalismo.